1   Innledning

TONO er opptatt av å beskytte personopplysningene som behandles i organisasjonen og dermed personvernet til de registrerte. I henhold til forordning (EU) 2016/679 om vern av fysiske personer i forbindelse med behandling av personopplysninger og om fri utveksling av slike opplysninger («GDPR«), er TONO forpliktet til å informere deg om sin behandling av personopplysninger.

TONO er behandlingsansvarlig for personopplysningene TONO behandler om sine registrerte. Dersom du har spørsmål rundt TONOs behandling av personopplysninger, eller ønsker å benytte deg av dine rettigheter etter personvernlovgivningen, kan du kontakte oss på:

TONO SA, tel. +47 2205 7200, e-post: [email protected].

2   Definisjoner

I denne personvernernerklæringen benytter vi en del ord som har følgende betydning:

  • «Personopplysninger» er, kort sagt, all informasjon som kan knyttes til en (levende) person, som for eksempel navn, e-postadresse, adresse, eller enhver kombinasjon av informasjon som innebærer at en person kan bli identifisert.
  • «Behandling» betyr enhver operasjon (handling/tiltak), eller rekke av operasjoner, som gjøres med personopplysninger, som for eksempel innsamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, tilpasning eller endring, gjenfinning, konsultasjon, bruk, utlevering ved overføring, spredning eller andre former for tilgjengeliggjøring, sammenstilling eller samkjøring, begrensning, sletting eller tilintetgjøring
  • «Behandlingsansvarlig» er den som alene eller sammen med andre bestemmer formålet med behandlingen av personopplysninger og hvilke midler som skal benyttes. Behandlingsansvarlig er den som har hovedansvaret for at personopplysningene behandles i samsvar med GDPR.
  • «Databehandler» er den som behandler personopplysninger på vegne av den behandlingsansvarlige, eksempelvis en tredjepartsleverandør som leverer lønnsadministrasjonstjenester.
  • «Registrert» er den personen personopplysningen kan knyttes til. Kategorier av registrerte som TONO behandler personopplysninger om er for eksempel medlemmer, andre rettighetshavere, kunder, potensielle kunder, kontaktpersoner hos våre søsterselskaper og andre forretningsforbindelser, ansatte, arbeidssøkere og referansepersoner.
  • «Forvaltningsavtalen» er den avtalen som rettighetshaveren inngår med TONO om forvaltningen av dennes opphavsrettigheter, der TONO påtar seg å samle inn og utbetale vederlag for fremførelsen av rettighetshaverens opphavsrettsbeskyttede verk.
  • «Forvaltningsselskap» er et selskap/organisasjon for kollektiv forvaltning av opphavsrettigheter, slik som TONO.
  • «Søsterselskaper» er andre forvaltningsselskaper i andre land som, på grunnlag av gjensidighetsavtaler TONO har inngått med disse selskapene, samler inn og fordeler vederlag til TONOs medlemmer for fremførelser som finner sted på søsterselskapenes respektive territorier, og omvendt.
  • «Gjensidighetsavtaler» er avtalene TONO inngår med sine søsterselskaper om gjensidig forvaltning av rettigheter.

3   Vår behandling av personopplysninger om deg

Jeg er medlem av TONO:

Hvilke personopplysninger vi behandler om deg og hvorfor

Hvis du er medlem av TONO, vil vi behandle personopplysninger om deg, som ditt navn og din kontaktinformasjon, betalingsinformasjon, informasjon om dine verk og bruken av slike verk, vederlagshistorikk, fremføringsrapporter, fullmakter, skifteattester, IPI-nummer, innloggingsdetaljer for «Mitt Tono» samt enkelte andre opplysninger som er nødvendige for å administrere og oppfylle forvaltningsavtalen med deg. Denne informasjonen er enten gitt til oss av deg eller innhentet fra tredjeparter som TONOs søsterselskaper, offentlige myndigheter og databaser som kan gi oss informasjon om deg og ditt repertoar, samt bruken av ditt repertoar. Behandlingsgrunnlaget er at behandlingen er nødvendig for å oppfylle forvaltningsavtalen med deg, eller for å gjennomføre tiltak etter anmodning fra deg før inngåelsen av forvaltningsavtalen.

Hvis du har søkt om TONO-stipend vil vi behandle personopplysningene du har gitt oss i det elektroniske søknadsskjemaet, samt lønnsstatistikk vi innhenter om deg, slik at vi kan behandle søknaden og utvelge mottakere av stipendet. Behandlingsgrunnlaget er at behandlingen er nødvendig for å ivareta vår berettigede interesse i å fordele TONO-stipendet.

Vi kan også behandle personopplysninger om deg for det formål å publisere anonymiserte salgstall og statistikker, for å kunne gi deg markedsoppdateringer og informasjon fra TONO (inkludert nyhetsbrev), og ellers i den grad det er nødvendig for at vi skal kunne utøve en mest mulig effektiv forvaltning av dine rettigheter. Behandlingsgrunnlaget er at behandlingen er nødvendig for å ivareta våre berettigede interesser knyttet til ovenstående formål. Vi anser det slik at disse interessene ikke er uforenlige med ivaretakelsen av ditt personvern.

Vi vil også behandle personopplysninger om deg i den grad vi er rettslig forpliktet til å gjøre det.

Utlevering av personopplysninger om deg til tredjeparter

For å kunne oppfylle forvaltningsavtalen vi har inngått med deg, vil vi kunne utlevere personopplysninger om deg til våre søsterselskaper, organisert gjennom CISACs (paraplyorganisasjon for verdens forvaltningsselskaper) systemer, slik at de kan representere deg i sitt territorium. Videre vil vi kunne utlevere personopplysninger om deg (kun navn, IPI-nummer, medlemsnummer, rolle i verket og andelsfordeling) til dine medopphavere og ditt musikkforlag, samt til våre samarbeidspartnere som eksempelvis Nordic Copyright Bureau (NCB), som lisensierer lydfestingsrettighetene (fonogrammer, CD-er, synkronisering m.m.), og Network of Music Partners (NMP), som yter backoffice-tjenester når det gjelder de største online-aktørene (Spotify, YouTube, iTunes mv.). Vi utleverer også personopplysninger til våre tjenesteleverandører som for eksempel ICE International Copyright Enterprise Germany GmbH, som behandler personopplysninger på vegne av TONO og dermed opptrer som TONOs databehandler.

I den grad det er hensiktsmessig som ledd i administrasjonen av ditt medlemskap, vil vi videre kunne utlevere personopplysninger om deg (kun navn, IPI-nummer, medlemsnummer og rolle i verket) til andre medlemmer (opphavere og musikkforlag).

Dersom vi er rettslig forpliktet til det, kan personopplysningene også bli utlevert til offentlige myndigheter, som for eksempel skattemyndighetene.

Personopplysningene dine kan bli overført til land utenfor EØS-området. Dette gjelder eksempelvis når TONO utveksler personopplysninger med sine søsterselskaper som er lokalisert over hele verden. Dersom personopplysninger utleveres til land utenfor EØS-området, vil TONO sørge for at det er implementert nødvendige og passende tiltak for å sikre et tilstrekkelig beskyttelsesnivå rundt personopplysningene.

Jeg er en rettighetshaver som ikke er medlem av TONO

Hvilke personopplysninger vi behandler om deg og hvorfor

Selv om du ikke er medlem av TONO, vil TONO kunne behandle personopplysninger om deg som vi mottar fra våre søsterselskaper (hvis du er medlem av et slikt selskap) eller fra andre rettighetshavere, offentlig tilgjengelige kilder eller direkte fra deg. Dette inkluderer personopplysninger som ditt navn, kontaktinformasjon, fullmakter, informasjon om din representant, IPI-nummer, informasjon om dine verk og bruken av slike verk, vederlagshistorikk, fremføringsrapporter og selskapstilhørighet. Behandling av denne informasjonen er nødvendig for at vi skal kunne ivareta våre berettigede interesser i å oppfylle gjensidighetsavtalen vi har inngått med ditt (forvaltningsselskap), for å kunne inngå en forvaltningsavtale med deg, eller på annen måte for å forvalte dine rettigheter.

I tillegg vil vi kunne behandle personopplysninger om deg for det formål å publisere anonymiserte salgstall og statistikker, og ellers i den grad det er nødvendig for at vi skal kunne utøve en mest mulig effektiv forvaltning av dine rettigheter. Behandlingsgrunnlaget er at behandlingen er nødvendig for å ivareta våre berettigede interesser knyttet til ovenstående formål. Vi anser det slik at disse interessene ikke er uforenlige med ivaretakelsen av ditt personvern

Utlevering av personopplysninger om deg til tredjeparter

For å forvalte dine rettigheter vil TONO kunne utlevere personopplysninger om deg til dine medopphavere, samarbeidspartnere som forvalter TONOs rettigheter på enkelte områder, som for eksempel Nordic Copyright Bureau (NCB) og Network of Music Partners (NMP), samt TONOs søsterselskaper som er organisert gjennom CISACs systemer.

Videre vil TONO kunne utlevere personopplysninger om deg til andre medlemmer, samt til våre tjenestetilbydere som for eksempel ICE International Copyright Enterprise Germany GmbH, som behandler personopplysninger på vegne av TONO og dermed opptrer som TONOs databehandler. Dersom vi er rettslig forpliktet til det, kan personopplysninger også bli utlevert til offentlige myndigheter, som for eksempel skattemyndighetene.

Personopplysningene dine kan bli overført til land utenfor EØS-området. Dette gjelder eksempelvis når TONO utveksler personopplysninger med sine søsterselskaper som er lokalisert over hele verden. Dersom personopplysninger utleveres til land utenfor EØS-området, vil TONO sørge for at det er implementert nødvendige og passende tiltak for å sikre et tilstrekkelig beskyttelsesnivå rundt personopplysningene.

Jeg er en kunde eller en potensiell kunde:

Hvilke personopplysninger vi behandler om deg og hvorfor

Hvis du er en privatkunde, et enkeltmannsforetak eller en kontaktperson i et selskap/organisasjon som er kunde av TONO, vil vi kunne behandle visse personopplysninger som er gitt av deg eller av selskapet/organisasjonen der du jobber. Dette inkluderer eksempelvis ditt navn, din kontaktinformasjon, betalingsinformasjon, informasjon om bruken av opphavsrettsbeskyttede verk og lisenser. Informasjonen behandles for å administrere og følge opp kundeforholdet vi har direkte med deg eller med selskapet/organisasjonen der du jobber. Behandlingsgrunnlaget er enten at behandlingen er nødvendig for å oppfylle avtalen TONO har inngått med deg som privatkunde eller enkeltmannsforetak, eller for å ivareta vår berettigede interesse i å oppfylle avtalen vi har inngått med selskapet/organisasjonen der du jobber. Vi anser det slik at disse interessene ikke er uforenelige med ivaretakelsen av ditt personvern.

I tillegg vil vi kunne behandle dine personopplysninger for det formål å publisere anonymiserte salgstall og statistikker, noe vi gjør på grunnlag av våre berettigede interesser som ikke er uforenlige med ivaretakelsen av ditt personvern.

Hvis du er en potensiell kunde, det vil si en som tilgjengeliggjør opphavsrettslig beskyttede verk uten lisens fra TONO, vil vi kunne behandle personopplysninger om deg som ditt navn, din kontaktinformasjon, ditt arbeidssted samt informasjon om din bruk av verkene. Opplysningene innhentes fra offentlig tilgjengelige kilder som for eksempel sosiale medier og nyhetsartikler, samt fra musikkovervåkningstjenester, våre inspektører og samarbeidspartnere. Vi behandler opplysningene for at vi skal kunne kontakte deg for å sikre at du anskaffer nødvendig lisens fra oss for bruken av de aktuelle verkene. Behandlingsgrunnlaget er at behandlingen er nødvendig for å ivareta våre berettigede interesser som vi har i egenskap av å være et forvaltningsselskap.

Utlevering av personopplysninger om deg til tredjeparter

Vi vil kunne utlevere personopplysninger om deg til Gramo, som forvalter rettighetene til utøvere og plateselskaper, og som TONO samarbeider med i forbindelse med bruken av musikk i kundelokaler. Videre kan personopplysninger om deg bli utlevert til våre tjenesteleverandører som behandler personopplysninger på vegne av TONO og dermed opptrer som TONOs databehandlere, samt til Kredinor i tilfelle av utestående betalinger. Dersom vi er rettslig forpliktet til det, vil personopplysninger også bli utlevert til offentlige myndigheter, som for eksempel skattemyndighetene.

Jeg er en kontaktperson hos et søsterselskap, et musikkforlag eller en annen forretningspartner av TONO

Hvilke personopplysninger vi behandler om deg og hvorfor

Hvis du er en ansatt/kontaktperson hos et av våre søsterselskaper, et musikkforlag eller en annen forretningspartner, vil vi kunne behandle personopplysninger som vi mottar fra deg eller organisasjonen/selskapet som du er tilknyttet, herunder ditt navn og dine kontaktopplysninger. Vi behandler disse personopplysningene for å administrere og følge opp kontraktsforholdet vi har til organisasjonen/selskapet du er tilknyttet (som for eksempel gjensidighetsavtalen). Behandlingsgrunnlaget er at behandlingen er nødvendig for å ivareta våre berettigede interesser i å administrere og oppfylle de nevnte kontraktsforholdene. Vi anser det slik at disse interessene ikke  er uforenlige med ivaretakelsen av ditt personvern.

Utlevering av personopplysninger om deg til tredjeparter

I den grad det er nødvendig for at vi skal kunne utføre vår virksomhet vil vi kunne utlevere kontaktinformasjon om kontaktpersoner hos musikkforlag eller søsterselskaper til våre medlemmer, søsterselskaper eller andre. Dersom slike personopplysninger utleveres til land utenfor EØS-området, vil TONO sørge for at det er implementert nødvendige og passende tiltak for å sikre et tilstrekkelig beskyttelsesnivå rundt personopplysningene.

4    Hvor lenge vi oppbevarer dine personopplysninger

Generelt vil sentrale opplysninger om opphavsrettsbeskyttede verk oppbevares uten tidsbegrensning ettersom verksdatabasene er viktige for en optimal forvaltning av dine og andres (herunder dine arvingers) rettigheter under TONOs mandat. Ellers vil TONO kun oppbevare personopplysninger om deg så lenge det anses nødvendig for det formålet opplysningene ble samlet inn for.

Ved vurderingen av relevante oppbevaringsperioder, vil vi blant annet ta i betraktning følgende momenter:

  • rettslige forpliktelser til å oppbevare personopplysninger for en viss tidsperiode i henhold til gjeldende lovgivning;
  • foreldelsesregler i henhold til gjeldende lovgivning;
  • (potensielle) rettstvister; og
  • retningslinjer utarbeidet av relevante personvernmyndigheter.

Når oppbevaring ikke lenger er nødvendig vil vi på en sikker måte slette eller anonymisere dine personopplysninger.

5    Dine rettigheter som registrert

Som registrert har du visse rettigheter som du kan gjøre gjeldende i forbindelse med TONOS behandling av personopplysninger om deg. De forskjellige rettighetene er ikke absolutte og hver enkelt rettighet er gjenstand for visse unntak og vilkår.

  • Retten til innsyn: Som registrert har du rett til å be oss om å bekrefte hvorvidt vi behandler personopplysninger om deg, og dersom det er tilfellet, be oss om å gi deg tilgang til opplysningene som er registrert, samt mer detaljert informasjon om behandlingsaktivitetene.
  • Retten til dataportabilitet: Dersom behandlingen utføres elektronisk og behandlingsgrunnlaget er samtykke eller utførelsen av en kontrakt, kan du ha rett til å be oss om å gi deg en kopi av personopplysningene om deg i et strukturert, alminnelig anvendt og maskinlesbart format. Du kan også be oss om å overføre kopien av personopplysningene om deg direkte til en annen behandlingsansvarlig.
  • Retten til retting: TONO er forpliktet til å sikre at personopplysningene som blir behandlet om deg er riktige og oppdaterte. Hvis du oppdager at personopplysningene vi behandler om deg er uriktige eller ufullstendige, kan du kreve at vi retter eller oppdaterer personopplysningene.
  • Retten til sletting: TONO er forpliktet til å slette eller anonymisere personopplysninger om deg når det ikke lenger er nødvendig å behandle personopplysningene for det formålet opplysningene ble innhentet. I tillegg har du i visse tilfeller rett til å be om at personopplysningene om deg slettes.
  • Retten til restriksjoner på behandlingen: Du har i visse tilfeller rett til å be om at vi (midlertidig) begrenser behandlingen av personopplysninger om deg.
  • Retten til å protestere: I visse tilfeller, som for eksempel dersom behandlingsgrunnlaget er våre berettigede interesser, kan du protestere mot fortsatt behandling. Hvis du gjør dette, vil TONO foreta en ny evaluering av de berettigede interessene og dine personverninteresser. Vi vil kun fortsette behandlingen hvis i) det foreligger tvingende berettigede grunner for behandlingen som veier tyngre enn dine interesser, rettigheter og friheter; eller ii) behandlingen er nødvendig for å etablere, håndheve eller forsvare et rettskrav.

Dersom du ønsker å gjøre dine rettigheter gjeldene, kan du ta kontakt med oss ved å benytte kontaktinformasjonen som er angitt ovenfor.

6    Beskyttelse av dine personopplysninger

TONO tar alle rimelige forholdsregler for å sørge for at dine personopplysninger behandles på en sikker måte. Dette innebærer at vi har truffet tekniske og organisatoriske tiltak for å sørge for tilfredsstillende informasjonssikkerhet. Vi krever også at tredjeparter som behandler personopplysninger om deg på våre vegne gjør det samme.

7    Retten til å fremsette en klage

Vi håper at vi kan løse eventuelle spørsmål eller bekymringer om vår bruk av personopplysninger om deg.

GDPR gir deg også rett til å fremsette en klage overfor et tilsynsorgan i den europeiske staten der du jobber, normalt bor, eller hvor et påstått brudd på personvernlovgivningen har funnet sted. Det norske tilsynsorganet er Datatilsynet (www.datatilsynet.no). På denne nettsiden kan du finne mer informasjon om dine rettigheter og våre plikter under gjeldende personvernlovgivning.

8    Oppdatering av erklæringen

Denne personvernerklæringen kan bli oppdatert fra tid til annen, for eksempel for å sikre TONOs kontinuerlige overholdelse av GDPR og gjeldende personvernlovgivning, og for å gi de registrerte oppdatert informasjon om våre behandlingsaktiviteter. Vi anbefaler at du besøker denne personvernerklæringen på jevnlig basis.

9    Cookies

Les mer om våre bruk av cookies her